Automatické načítavanie údajov obchodných partnerov, import faktúr do účtovníctva a zautomatizované predkontácie

Údaje o partnerovi, resp. klientovi patria na každú vystavenú faktúru, no nemali by ste ich uvádzať len tak „z brucha“. V praxi sa názov firmy, jej sídlo a ostatné identifikačné údaje uvádzajú v tvare, v akom sú zapísané v príslušných registroch – napr. obchodné spoločnosti v tvare uvedenom v obchodnom registri, živnostníci tak, ako sú zapísaní v registri živnostenskom. Existujú totiž aj prípady, keď daňový úrad na základe nepresne uvedených údajov na doklade príslušný náklad či odpočítanie DPH neuznal. Nahadzovanie týchto údajov však často predlžuje prácu – najprv podnikateľovi, ktorý faktúru vystavuje a neskôr jeho účtovníkovi, ktorí ju musí spracovať vo svojom účtovnom softvéri. SuperFaktúra však vo väčšine prípadov robí túto prácu za jedných aj druhých:

• ak pri vytváraní novej faktúry zadáte v okienku „Klient“ klienta nového, stačí zadať len jeho IČO. SuperFaktúra sa ostatné údaje  danej firmy pokúsi načítať zo spomenutých verejných registrov. Potom už stačí klienta len uložiť a pracovať s ním pri ďalšej fakturácii, resp. cenových ponukách a objednávkach. Vo väčšine prípadov sa načítanie údajov podarí, občas však z objektívnych dôvodov nie – vtedy je skutočne potrebné údaje nahodiť ručne.
• ak nie ste platiteľom DPH, pri vystavovaní faktúry Vám ako identifikačné údaje partnera postačí jeho meno, resp. názov, sídlo a IČO. Faktúra plní v tomto prípade funkciu účtovného dokladu a na tento účel tieto údaje postačia. Existujú však aj názory, že sa hodí aj DIČ – ak ho viete získať, určite uložte aj tento údaj.
• v prípade platiteľov DPH je dôležité uviesť aj identifikačné číslo pre DPH (IČ DPH) – samozrejme iba v prípade, ak ho váš partner vôbec má. IČ DPH vaše aj partnerovo je povinnou náležitosťou „dépéháčkovej“ faktúry.

Takto si prácu zjednoduší fakturant/podnikateľ. A čo účtovník?

Vystavené faktúry si môže účtovník stiahnuť cez „Nástroje“ – „Export agendy“ – jednak vo formáte .pdf (samostatne prípadne všetky faktúry za dané obdobie v jednom súbore) a rovnako aj v exportnom súbore vhodnom pre vybrané účtovné softvéry – Omegu, Pohodu, MRP či Money. Po načítaní do daného softvéru sú údaje partnerov už priamo v programe a nie je potrebné ich ručne nahadzovať ešte raz. A samozrejme sú k dispozícii aj vystavené faktúry – v závislosti od podmienok každého z uvedených programov ich však bude potrebné jedným či viacerými krokmi presunúť z faktúr medzi účtovné doklady.
K uvedenému ešte jedna nová výhoda: pri každej vystavenej faktúre – ktorú si napr. povedzme účtovník predtým naimportoval zo SuperFaktúry – musí účtovník ručne zadať predkontáciu, teda konkrétny syntetický či analytický „účtovnícky“ účet, kam sa výnos z faktúry zaúčtuje. V prípade Omegy, Money, Pohody a MK-Softu to už však po novom nemusí robiť samostatne pri každej faktúre, ale – ak to typ fakturovaných dodávok dovoľuje – môže pre exportované faktúry za dané obdobie zadať jednu predkontáciu, podľa ktorej faktúry už „pristanú priamo v účtovnom programe. Nie je ich teda potrebné nahadzovať ručne pre každú jedno faktúru.