Ako číslovať (a nečíslovať) faktúry

Poradové číslo faktúry je jedným z povinných náležitostí každej faktúry, resp. každého účtovného dokladu ako takého. V článku si priblížime základné pravidlá, ktoré by mal podnikateľ pri číslovaní dodržať, možné chyby, ktorým by ste sa mali vyhnúť vrátane niekoľkých tipov, ako vám v tomto pomáha SuperFaktúra.

Ako číslovať faktúry

• Ideálne je, keď faktúry číslujete chronologicky vzostupne, teda narastajúcim spôsobom. Inými slovami: každý nasledujúci doklad (t. j. faktúra z nasledujúceho dátumu) má číslo vyššie o 1. Príklad: faktúra č. 2022001 z 10.1, faktúra č. 2022002 z 15.1, faktúra č. 2022003 z 30.1.
• Tvar číselného radu si môže každý podnikateľ stanoviť sám. Mal by ho však, samozrejme, v celom rade dodržať. Napr. stanovený tvar VFARRRRCCC by mali mať všetky faktúry v rade takto: VFA2022001, VFA2022002, VFA2022003 atď. V SuperFaktúre je vlastné číslovanie, samozrejme, bez problémov.
• Tvar číselného radu teda môže obsahovať aj textové reťazce či viac kombinácií číslic. Podstatné je, aby číslovanie slúžilo svojmu účelu. To znamená, aby v ňom mal praktický prehľad najmä samotný podnikateľ, prípadne daňový úrad. Na obmedzenie však môžete naraziť v situácii, keď chcete, aby sa číslo faktúry zhodovalo s variabilným symbolom. V takom prípade je viac ako vhodné, aby ste počet cifier číselníka uvádzali maximálne 10. To je číslo, ktoré váš klient dokáže zadať aj do platby v banke.
• Uvádzať v tvare číselného radu pomlčky, lomky (či iné znaky) je vzhľadom na uvedené pravidlá v poriadku. V prípade variabilného symbolu na takejto faktúre však zohľadnite, že VS by mal obsahovať len čísla. Odberateľ totiž pri úhrade cez slovenskú banku (pri tuzemskom prevode) vie uviesť ako variabilný symbol iba číslice (maximálne 10 miestny VS).
• Faktúry môžete číslovať vo viacerých samostatných číselných radoch. Napríklad si môžete založiť samostatné číslovanie pre odberateľov zo SR, pre klientov z EÚ, či pre krajiny mimo EÚ. Prípadne iným spôsobom podľa unikátnych potrieb vašej firmy. V SuperFaktúre nájdete možnosť nastaviť si viacero číselníkov pre doklady v Prémiovom balíku.

Ako nečíslovať faktúry

• Ak sa sa stane chyba… Napríklad sa jedno či viac čísiel v číselnom rade vynechá. Ideálne je pridať nejaký doklad, ktorým podnikateľ či jeho účtovník potvrdzujú, že ide o prirodzený omyl. Týmto spôsobom sa viete vyhnúť zákonitému podozreniu zo strany daňovej kontroly, že vaša firma niektoré svoje faktúry (a teda aj príjmy) nepriznala a nezdanila. Ešte stále sa môžu nájsť podnikatelia, ktorí vystavujú faktúry na základe šablóny v textovom či tabuľkovom editore. Tí takúto chybu pri číslovaní môžu eliminovať prechodom na fakturačný systém. Jednou z funkcií fakturačných či účtovných systémov je práve automatické číslovanie a zohľadnenie čísla poslednej vystavenej faktúry – každá nová faktúra má číslo predchádzajúcej faktúry zvýšené o 1.
• V žiadnom prípade neodporúčame zmazať faktúry, ktoré vám odberateľ neuhradil – zmazanie minimálne spôsobí „dieru“ v číslovaní, ktorá môže vzbudiť spomenuté podozrenie, že ste krátili svoje príjmy a teda aj daň z príjmov či DPH. Je síce pravda, že za určitých okolností je podnikateľ povinný z vystavených a nezinkasovaných faktúr odviesť aj daň z príjmov aj DPH (bohužiaľ). Zmazanie týchto faktúr nachádzajúcich sa uprostred číselného radu nie je však práve najšikovnejším spôsobom, ako sa zdaneniu vyhnúť. Od r. 2021 si platitelia DPH môžu vyžiadať späť DPH-čku z faktúru cez režim „oprava základu DPH pri nevymožiteľnej pohľadávke“ a za určitých okolností im vie ušetriť.
• Rovnako nie je „kóšer“ opraviť prípadnú „dieru“ tým, že do nej dáte faktúru z dátumu, ktorý s miestom v číselnom rade vôbec nekorešponduje. Príklad: faktúra č. 2022001 z dátumu 10.1, faktúra č. 2022002 z 15.1, faktúra č. 2022003 z 20.3, faktúra č. 2022004 z 30.1. Nie, takto radšej nie.
• Jednou z možností, ako chybu pekne a legálne „zakryť“, je nastaviť si číslovanie samostatné pre každý mesiac, resp. číslovanie podľa dátumu vystavenia. Príklady: septembrové faktúry 20220901, 20220902, októbrové faktúry 20221001, 20221002 alebo faktúra z 5.9.2022 má číslo 20220905, faktúra z 20.9.2022 má číslo 20220920. V mnohých z týchto prípadov môžete zabudnutú faktúru do číselného radu ľahko zaradiť. Na takéto číslovanie sa názory účtovníkov-profesionálov rôznia. Pravdou však je, že ho účtovné predpisy vyslovene nepovoľujú ani nezakazujú.