Ako podpisovať elektronické faktúry

V súčasnosti je problematika podpisovania elektronických faktúr relatívne nejasná a sú k tomu rôzne zmätočné informácie. Je to spôsobené nejasným definovaním niektorých pojmov a určitých nepresností v relevantných zákonoch.

Podpisovanie elektronických faktúr je upravené vo viacerých právnych predpisoch. Ktoré to sú závisí hlavne to od toho, aké postavenie má podnikateľ (účtovná jednotka) vzhľadom na DPH. Či ide o platcu DPH alebo nie.

Tak isto je niekedy mylne chápané používanie pečiatky a je vyžadovaná, aj keď to nie je potrebné.

Pečiatka

Povinnosť prikladať k podpisu aj pečiatku nevyplýva priamo zo žiadneho právneho predpisu.

Je to len zaužívaná prax a uľahčenie podmienok definovaných v zákone č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník.

Platí nasledovné:

§ 3a

 (1) Každý podnikateľ je povinný na svojich obchodných listoch a objednávkach vyhotovených v písomnej alebo elektronickej forme (ďalej len „obchodné dokumenty„) uvádzať obchodné meno, sídlo alebo miesto podnikania, právnu formu právnickej osoby a identifikačné číslo, ak je pridelené. Podnikatelia zapísaní v obchodnom registri alebo v inej evidencii podnikateľov uvádzajú aj označenie registra, ktorý podnikateľa zapísal, a číslo zápisu. Ak podnikateľ na svojich obchodných dokumentoch uvádza výšku základného imania, musí uviesť aj rozsah jeho splatenia.

 (2) Údaje podľa odseku 1 je podnikateľ povinný uvádzať aj v písomnom úradnom styku.

Záver

 Namiesto prácneho vypisovania daných údajov ručne sa používa pečiatka.

Nezáleží na tom v akej forme sú dané údaje uvádzané, či sú vytlačené z tlačiarne, otlačené z pečiatky alebo sú napísané ručne.

Z uvedeného vyplýva že pečiatka je platná aj v prípade ak je poslaná zoskenovaná.

V podstate pečiatka ani nie je potrebná pokiaľ obchodné dokumenty obsahujú všetky náležitosti vyžadované podľa Obchodného zákonníka.

Podpis – neplatca DPH

Pokiaľ je účtovná jednotka (podnikateľ) neplatca DPH riadi sa zákonom č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve.

Platí nasledovné:

§ 4

 5) Účtovná jednotka je povinná viesť účtovníctvo ako sústavu účtovných záznamov podľa § 31 ods. 2. Účtovným záznamom sa rozumie údaj, ktorý je nositeľom informácie týkajúcej sa predmetu účtovníctva alebo spôsobu jeho vedenia. Každú informáciu týkajúcu sa predmetu účtovníctva alebo spôsobu jeho vedenia je účtovná jednotka povinná zaznamenávať len účtovnými záznamami.

§ 31

Účtovný záznam

 (2) Na účely tohto zákona sa považuje za

a) písomnú formu účtovný záznam vykonaný rukopisom, písacím strojom, tlačiarenskými alebo reprografickými technikami, alebo tlačiarenským výstupným zariadením výpočtovej techniky, ktorého obsah je pre fyzickú osobu čitateľný,

b) technickú formu účtovný záznam vykonaný elektronickým, optickým alebo iným spôsobom neuvedeným v písmene a), ktorý umožňuje jeho prevedenie do písomnej formy; prevedenie do písomnej formy sa nevyžaduje pri podpisovom zázname podľa § 32 ods. 3.

§ 32

Preukázateľnosť účtovného záznamu

 (2) Ak účtovná jednotka prenáša účtovný záznam mimo účtovnej jednotky prostredníctvom informačného systému, považuje sa účtovný záznam za preukázateľný, ak sa prenášal spôsobom podľa § 33. Účtovný záznam určený na prenášanie musí obsahovať podpisový záznam, ktorým môže byť účtovnými jednotkami vzájomne uznávaný obdobný preukázateľný účtovný záznam v technickej forme. Účtovný záznam musí byť podpísaný najneskôr v okamihu jeho odovzdania na prenos.

 (3) Podpisovým záznamom sa rozumie účtovný záznam, ktorého obsahom je vlastnoručný podpis, alebo obdobný preukázateľný účtovný záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v technickej forme. Na obidve formy podpisového záznamu sa pritom prihliada rovnako a obidve sa môžu použiť na mieste, kde sa vyžaduje vlastnoručný podpis.

§ 33

Prenos účtovného záznamu

Prenos účtovného záznamu musí účtovná jednotka zabezpečiť pred jeho zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi doň a neoprávneným prístupom k nemu.

Záver

Z uvedeného vyplýva že aj faktúra poslaná elektronicky (technická forma) je považovaná za účtovný záznam a nie je potrebné jeho prevedenie do písomnej formy.

Je tam však podmienka vzájomnej dohody dotknutých účtovných jednotiek (obchodných partnerov). Uvedený zákon nestanovuje, čo má byť obsahom dohody podľa §32 ods.2 o vzájomnom uznávaní podpisového záznamu. Je to vecou dohody účtovných jednotiek.

Podpis – platca DPH

V prípade ak je účtovná jednotka platca DPH riadi sa zákonom č. 222/2004 Z.z. o dani z pridanej hodnoty.

Platí nasledovné:

§ 71

Faktúra pri dodaní tovaru a služby v tuzemsku

 (2) Faktúra musí obsahovať

a) meno a adresu sídla, miesta podnikania, prípadne prevádzkarne platiteľa, ktorý dodáva tovar alebo službu, a jeho identifikačné číslo pre daň,

b) meno a adresu sídla, miesta podnikania, prípadne prevádzkarne alebo bydliska príjemcu tovaru alebo služby a jeho identifikačné číslo pre daň, ak mu je pridelené,

c) poradové číslo faktúry,

d) dátum, keď bol tovar alebo služba dodaná, alebo dátum, keď bola platba podľa odseku 1 prijatá, ak tento dátum možno určiť a ak sa odlišuje od dátumu vyhotovenia faktúry,

e) dátum vyhotovenia faktúry,

f) množstvo a druh dodaného tovaru alebo rozsah a druh dodanej služby,

g) základ dane, jednotkovú cenu bez dane a zľavy a rabaty, ak nie sú obsiahnuté v jednotkovej cene,

h) uplatnenú sadzbu dane alebo údaj o oslobodení od dane,

i) výšku dane spolu v eurách, ktorá sa má zaplatiť.

 § 75

Vyhotovenie faktúry

 (2) Vyhotovenie faktúry môže platiteľ zabezpečiť aj prostredníctvom inej osoby, pričom faktúra musí byť vyhotovená v mene a na účet platiteľa, ktorý dodáva tovar alebo službu.

 (6) Faktúra môže byť poslaná písomne alebo so súhlasom zákazníka môže byť poslaná alebo sprístupnená elektronicky. Vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu faktúry poslanej alebo sprístupnenej elektronicky musí byť zaručená elektronickým podpisom podľa osobitného predpisu 29) alebo prostredníctvom elektronickej výmeny údajov, ak zmluva týkajúca sa tejto výmeny ustanoví použitie postupov zabezpečujúcich vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu údajov alebo iným spôsobom zabezpečujúcim vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu údajov. Elektronickou výmenou údajov sa rozumie prenos údajov elektronickou formou z počítača do počítača s využitím schválenej normy štruktúry odkazu elektronickej výmeny údajov. Odkaz elektronickej výmeny údajov pozostáva zo súboru dielov, štruktúrovaných na základe schválenej normy, vyhotovených vo formáte čitateľnom počítačom, ktoré môžu byť automaticky a nedvojzmyselne spracované.

 29)Zákon č. 215/2002 Z. z. o elektronickom podpise a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení zákona č. 679/2004 Z. z.

Od 01.01.2012 došlo k rozšíreniu možnosti posielania faktúr elektronicky. Konkrétne do zákona pribudla možnosť:

„alebo iným spôsobom zabezpečujúcim vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu údajov“.

Daňové riaditeľstvo k danej zmene vydalo nasledujúcu informáciu:

Vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu faktúry poslanej alebo sprístupnenej elektronicky – rozšírenie spôsobu jej zaručenia

Novelou zákona o DPH dochádza k úprave § 75 ods. 6 zákona o DPH, kde sa dopĺňa záver druhej vety: „Faktúra môže byť poslaná písomne alebo so súhlasom zákazníka môže byť poslaná alebo sprístupnená elektronicky. Vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu faktúry poslanej alebo sprístupnenej elektronicky musí byť zaručená elektronickým podpisom podľa osobitného predpisu (zákon č. 215/2002 Z.z.) alebo prostredníctvom elektronickej výmeny údajov, ak zmluva týkajúca sa tejto výmeny ustanoví použitie postupov zabezpečujúcich vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu údajov „alebo iným spôsobom zabezpečujúcim vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu údajov“.

Vyššie uvedené v praxi znamená, že pri elektronickej fakturácii po 1.1.2012 bude vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu faktúry zabezpečená pri použití

– elektronického podpisu,

– systému EDI,

– iného spôsobu zabezpečenia, ktorý bude schopný zabezpečiť vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu údajov.

Zdroj:

http://www.drsr.sk/drsr/slovak/danovy_subjekt/brozury_a_letaky/data/info_novela_1_1_2012.pdf

Nám sa podarilo získať aj nasledovné stanovisko z Finančnej správy:

 Kompetenčné centrum finančných operácií v  Banskej Bystrici  k Vášmu podaniu  vo veci uplatňovania  zákona  č. 222/2004 Z.z. o  dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov (ďalej len zákon o DPH) uvádza nasledovné:

Podľa § 75 ods. 6 zákona o DPH  vierohodnosť  pôvodu a neporušenosť obsahu faktúry poslanej alebo sprístupnenej elektronicky  musí byť  zaručená elektronickým  podpisom  alebo prostredníctvom  elektronickej  výmeny  údajov alebo iným spôsobom zabezpečujúcim vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu údajov. Od 01.01. 2012 sú akceptované aj iné postupy alebo technológie  zabezpečujúce predmetné požiadavky ustanovenia. Zákon o DPH ich už výslovne neuvádza, len stanovuje aké požiadavky musia byť splnené, pričom  použitie technológie je ponechané na vyhotoviteľa faktúry a príjemcu faktúry a malo by byť súčasťou dohody o elektronickom posielaní faktúr medzi dotknutými stranami.

Záver

Z uvedeného vyplýva že pokiaľ budú dodržané určité podmienky je možné akceptovať elektronickú faktúru ktorá nie je podpísaná elektronickým podpisom.

Podmienky:

– súhlas zákazníka na elektronické zasielanie faktúr,

– zabezpečenie vierohodnosti pôvodu a neporušenosti obsahu údajov.

Autor uvedeným článkom prezentuje svoj odborný názor. Zároveň však ponecháva na čitateľa, aby si utvoril svoj vlastný názor na nastolenú tému. Autor preto nenesie žiadnu zodpovednosť za prípadné škody spôsobené tým, že sa čitateľ riadil jeho odborným názorom.