Používame ju pri nákupe v e-shope či v kamennom obchode, a to nielen písomne, e-mailovo, telefonicky, elektronicky, ale aj ústne. Bez objednávky často nebýva obchod. Existuje niekoľko dôvodov, prečo objednávky používať a ako vám v tomto vie pomôcť SuperFaktúra.
Objednávky bývajú v obchodnej praxi užitočným nástrojom s viacerými výhodami. Okrem iného:
- pre odberateľa znamená potvrdená objednávka písomný záväzok dodávateľa, že svoj tovar či službu dodá v dohodnutom rozsahu, čase, množstve aj cene
- pre dodávateľa je objednávka dokladom o tom, že klient vyjadril vôľu tovar či službu prevziať, kúpiť a v budúcnosti od jeho prevzatia či dokonca zaplatenia nemôže odstúpiť
- pre dodávateľa je jedným z podkladov, na základe ktorého je možné vystaviť faktúru. V prípade jej nezaplatenia zo strany klienta – čo je v slovenských podmienkach pomerne bežným javom – môže byť jedným z dokumentov, na základe ktorého je možné vymáhať dlh. Bez existencie konkrétneho „papiera“ (objednávky, zmluvy, faktúry, listovej či emailovej korešpondencie) to pôjde ťažšie alebo vôbec.
Objednávka je obchodným dokumentom podľa Obchodného zákonníka a ako taký by mal obsahovať základné iniciály dodávateľa, príp. aj odberateľa – názov firmy resp. meno a priezvisko, sídlo resp. trvalý pobyt, právnu formu, IČO a register, v ktorom je firma zapísaná. Teda rovnaké údaje ako napríklad vystavená faktúra.
Objednávku prioritne prejavuje či vystavuje odberateľ. Ak však chcete vášho klienta od papierovania odbremeniť, môžete väčšinu krokov vykonať za neho. SuperFaktúra totiž pred pár dňami pridala svojím používateľom možnosť vystavovať a sledovať objednávky ako samostatnú funkciu v samostatnom číselnom rade. A nielen to – celý proces komunikácie so zákazníkom je možné zmanažovať prostredníctvom niekoľkých kliknutí:
- v SuperFaktúre vystavíte cenovú ponuku a pošlete ju klientovi
- klient ju môže schváliť aj zamietnuť. Zamietnutú ponuku môžete opraviť a ak ju klient definitívne schváli:
- z cenovej ponuky vytvoríte – niekoľkými kliknutiami – objednávku a zašlete ju na potvrdenie klientovi. Túto môže opäť schváliť, príp. vrátiť na doplnenie. Ak klient objednávku akceptuje, môžete začať pracovať na dodávke. Objednávky v SuperFaktúre majú 3 možné stavy: Čaká na schválenie, Schválená, Zamietnutá.
- ak potrebujete od svojho klienta platbu vopred, vystavíte zálohovú faktúru – opäť iba niekoľkými kliknutiami.
- po jej úhrade a samotnom dodaní tovaru či služby vystavíte zo zálohovej faktúru – áno, kliknutím – ostrú faktúru.
Proces nemusí samozrejme prebehnúť vo všetkých uvedených krokoch. Ak nepotrebujete vystaviť zálohovú faktúru, od objednávky prejdete rovno k ostrej faktúre. Ak nezasielate cenovú ponuku, môžete začať od objednávky.
Príklad
Martin poslal 30.10.2013 svojej odberateľke Zuzane túto cenovú ponuku:
Zuzana ju akceptovala, Martin teda o deň neskôr zo schválenej cenovej ponuky vytvoril objednávku a zaslal ju na potvrdenie Zuzane:
Zuzana objednávku potvrdila. Martin si však od Zuzany vyžiadal úhradu vopred – zálohovou faktúrou, ktorú vytvoril z objednávky:
Zuzana preddavok uhradila 5.11.2013. Dňa 14.11.2013 bola konzultácia definitívne dodaná. Martin teda vystavil definitívnu ostrú faktúru:
3 komentáre