Vystavujete faktúry pravidelne stále rovnakým klientom v rovnakej výške (napríklad mesačný nájom, ročné predplatné služieb a pod.)? Ak ich vystavujete týždenne, začnú vás otravovať. Pokiaľ raz za mesiac, môže sa stať, že faktúru zabudnete vystaviť.
Minimálne pri vystavovaní faktúr, ktoré sa pravidelne opakujú, vám SuperFaktúra uľahčí prácu.
Video o vystavení pravidelnej faktúry na konci článku.
Kde nastaviť pravidelnú faktúru?
V prípade, že máte s klientmi dohodnuté fixné ceny a podmienky fakturácie, môžete si nastaviť vystavenie pravidelnej faktúry.
Predpis novej pravidelnej faktúry nastavíte v časti Faktúry / Pravidelné.
V tejto časti uvidíte predpisy všetkých vašich pravidelných faktúr – aktívnych aj neaktívnych.
Predpis pravidelnej faktúry
Nižšie si podrobnejšie popíšeme jednotlivé časti nastavenia predpisu pravidelnej faktúry.
1. Opakovanie a spôsob odoslania
Hneď v hlavičke stránky sa zobrazí nastavenie, v ktorom si definujete kedy a ako často sa má nová faktúra z predpisu vystaviť. Zadať môžete:
- Opakovanie – môže byť týždenné, mesačné, kvartálne, polročné a ročné.
- Prvé vystavenie – dátum, kedy sa má začať s automatickým / opakovaným vystavovaním faktúry. Je ho možné nastaviť aj na vždy posledný deň v mesiaci.
- Počet opakovaní – koľkokrát má byť faktúra vystavená. Napr. ak ste s klientom dohodnutí, že budete najbližší polrok vystavovať faktúru mesačne a vy ste už prvú vystavili, tak zadáte už len 5 opakovaní. Ak chcete posielať faktúru bez časového obmedzenia, ponechajte zaškrtnuté „Opakovať neobmedzene“. Takto sa bude faktúra vystavovať dovtedy, kým predpis na jej vystavovanie nezmeníte.
- Jazyk dokumentu – pri každej faktúre sa dá nastaviť jazyk, v ktorom bude primárne vytvorená. Na výber máte aktuálne 14 jazykov. Pokiaľ máte klienta zo zahraničia, môže mu viac vyhovovať faktúra v EN jazyku.
V prípade, že máte aktívne Štandardné alebo Prémiové predplatné, môžete si ešte zvoliť, či sa má faktúra po vystavení tiež automaticky odoslať a to emailom alebo poštou.
Používateľom so Základným predplatným sa faktúra tiež automaticky vystaví, no klientovi ju ešte musíte dodatočne odoslať emailom alebo hybridnou poštou.
2. Skratky (placeholdery)
V predpise pravidelnej faktúry môžete nastaviť tiež skratky, ktoré budú nahradené aktuálnymi hodnotami v čase vystavenia faktúry a môžete použiť aj pokročilé nastavenie dátumov.
3. Formulár faktúry
Nasleduje už len klasický proces prednastavenia údajov na faktúre. Pre urýchlenie práce máte možnosť načítať údaje z už existujúcej faktúry.
Približne rovnaký postup bude tiež pri nastavení pravidelných nákladov (dostupné v časti Náklady / Pravidelné).
Informáciu o tom, či sa pravidelnú faktúru / náklad podarilo alebo nepodarilo vystaviť a či sa ju podarilo alebo nepodarilo poslať emailom či hybridnou poštou, si môžete overiť v Inboxe.
Pridať komentár