Time management: ako s ním začať? 2/2

V minulej časti o time managemente sme prebrali, ako sa naň pripraviť hlavne po fyzickej a psychickej stránke. Teraz prinášame pár zásad, ktoré je vhodné dodržiavať a tipy na jeho uľahčenie.

Zásady a tipy

1. Merajte. Vraví sa – čo sa nedá merať, nedá sa vylepšiť. Preto existujú benchmarky, rôzne rebríčky, hranice rekordov,… Aby sme mohli porovnávať a prekonávať (sa). Avšak teraz mám na mysli trackovanie svojho času. Koľko ho obetujete na jednotlivé činnosti, úlohy alebo projekty? Majte prehľad, čomu sa venujete a koľko sa tomu venujete. Možno budete nakoniec prekvapený, že hoci ste pri práci strávili celý deň, reálne ste odpracovali o dosť menej. Alebo určitej činnosti venujete viac času, než by sa mohlo zdať. Zamyslite sa, či sa to nedá okresať a zefektívniť. My využívame na trackovanie času na rôznych projektoch a úlohách Toggl  (v základnej verzii do 5 používateľov v tíme zdarma). Na internete však nájdete množstvo ďalších free trackovacích tool-ov.
2. Nerobte multitasking. Áno, ženy dokážu robiť viac vecí naraz. Dokonca aj muži. Avšak v pracovnom živote je multitasking neefektívny, aj keď si ho dnešná doba častokrát vyžaduje. Pravdou však ostáva, že danú vec dokážete spraviť omnoho rýchlejšie, pokiaľ vás nebudú rozptyľovať iné veci (alebo ľudia). Vyrušenie a opätovné dostávanie sa do stavu sústredenia zaberá čas. Viem, ľahko sa o tom píše, ťažko sa to realizuje. Najväčšie rozptýlenia zvyknú byť tie online. Vypnutie celého internetu nebýva vždy naj voľba, ak s ním musíte pracovať. Za zváženie stojí vyskúšanie aplikácií na blokovanie stránok alebo sociálnych sietí na zvolenú dobu. Je ich viac – mnoho v základných verziách free, vo vyšších za poplatok. Niektoré blokujú vo free verzii len webstránky, iné aj aplikácie. Majitelia Mac-u môžu vyskúšať napr. SelfControl, používatelia operačného systému Windows zas ColdTurkey.
3. Využívajte to do listy. Pre niekoho môže byť najprehľadnejší zoznam úloh, ktoré má spísané na poznámkovom bloku a postupne ich škrtá a pridáva. Inému môže vyhovovať to do list v elektronickej forme, kde si môže úlohy radiť podľa priorít. Ak pracujete v tíme na spoločných úlohách a chcete mať prehľad, čo aktuálne u koho „visí“, oplatí sa využívať online aplikácie na projektový management. Tie fungujú určite lepšie, ako emaily. Znalých témy asi neprekvapím, ak prezradím, že my v tíme radi využívame Trello. Jednoduchá nástenka kde si viete medzi sebou posúvať karty a nastavovať deadliny. Okrem toho online aplikácie majú jednu obrovskú výhodu – synchronizáciu. Sú dostupné z mobilu, z počítača aj tabletu. Uznávam, aj váš zápisník je dostupný, ak ho nosíte poctivo so sebou ako mobil. Takže pokiaľ si doň zapisujete osobné povinnosti a pracovné úlohy, ktoré nemusia vidieť vaši spolupracovníci (ak nejakých máte), využívajte ho. Koniec koncov každému vyhovuje niečo iné.
4. Robte si prestávky, ale… Že multitasking nie je vhodný sme už hovorili. Jednou z najznámejších techník postavených na single taskingu (sústredenia sa na jednu úlohu) je Pomodoro. 25 minút sa venujete úlohe bez prerušenia, 5 minút si dáte pauzu a buď na úlohe pokračujete, alebo začnete pracovať na inej. Psychologicky dobrá vec – veď venovať sa pár minút úlohe a potom si dať zaslúženú pauzu snáď dokážete. Ale… Príde mi zbytočné dať si pauzu už po 25 minútach, ak ste sa práve do úlohy „zažrali“ a ide vám od ruky. Ak ste chytili svoju vlnu, zvezte sa na nej. Hlavne ak nejde o odpisovanie na emaily, ale o činnosť, do ktorej by ste sa po 5 minútovej pauze museli opäť zahĺbiť a toto zahĺbenie by vás stálo väčší čas, než samotná pauza. Majte však na pamäti, že pauzy sú prospešné, takže sa nemusíte cítiť previnilo, ak si chcete nejakú dopriať.
5. Nebojte sa používať moderné technológie. Majú predsa zjednodušiť život a prácu. Pár rýchlych tipov: Synchronizujte si zariadenia – budete tak mať všetky informácie dostupné na vašich technologických „hračkách“. Používajte bankové mobilné aplikácie na rýchle platenie – faktúru môžete dnes rýchlo zaplatiť cez načítanie QR kódu (tzv. pay by square). Využívajte klávesové skratky . Rýchlokurz 10 čas šetriacich technologických tipov získate pozretím prednášky týpka menom David Pogue . Zaujímavé články, ktoré nemáte čas prelúskať v daný moment, si odložte napr. cez aplikáciu Pocket (základná verzia free) a čítať môžete aj keď ste offline. Taktiež príspevky na Facebooku si môžete uložiť a vrátiť sa k nim neskôr.

Inšpiratívne zdroje

Asi najznámejším priekopníkom v informovaní o téme time managementu na Slovensku je Andrej Mikula a jeho TIMEMANAGEMENT.SK . Téme sa venuje aj portál StartItUp  v sekcií článkov o produktivite. Inšpiráciu je možné nabrať u „bratov“ Čechov na MÍT VŠE HOTOVO.cz, alebo na weblogu Lifehacker  zameranom na osobnú produktivitu.

Všetky diely seriálu:

1. Zvoliť si živnosť alebo s.r.o?
2. Adresa a sídlo
3. Administratíva začínajúceho podnikateľa
4. Začínajúci podnikateľ a fakturácia
5. Ako skrotiť web a sociálne siete
6. Ako zviditeľniť web o ktorom nik nevie 1/2
7. Ako zviditeľniť web o ktorom nik nevie 2/2
8. Publikovanie zaujímavého obsahu: prinesie vám viac zákazníkov? – 1/2
9. Publikovanie zaujímavého obsahu: 11 typov content marketingu – 2/2
10. Time management: ako s ním začať? – 1/2
11. Time management: ako s ním začať? – 2/2
12. Ako nájsť tých správnych zamestnancov